Vietnam Law & Legal Forum Magazine is your gateway to the law of Vietnam

Official Gazette

Saturday, October 24, 2020

Glossary of clerical work terms

Updated: 09:55’ - 14/10/2020
   Clerical work (Decree No. 30/2020/ND-CP)

Tiếng Việt English
B
“Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. “Draft” means a handwritten, typewritten or electronically created text which is formed in the process of drafting a document by an agency or organization.
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. “Primary source document” means a complete document in terms of content and format which is signed personally, for paper documents, or digitally, for e-documents, by a competent person.
“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “Original paper document” means a complete document in terms of content and format which is created from a document personally signed by a competent person.       
“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “True copy” means a complete and accurate copy of a primary source document or an original document which is presented in the prescribed format and technique.
“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Certified copy” means a complete and accurate copy of a true copy which is presented in the prescribed format and technique.
“Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. “Extract” means an accurate copy of the contents of a primary source document or an original document needed to be extracted, which is presented in the prescribed format and technique.
Envelope
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Minutes on handover and receipt of files and materials
C
Công tác văn thư Clerical work
Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức Seals and secret key storage devices of agencies and organizations
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Agency or organization operating under the single-boss regime
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Agency or organization operating under the collegial regime
Cấp số văn bản Numbering of documents
D
“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. “File inventory” means a systematic inventory of dossiers expected to be made in a year of an agency or organization.
Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Stamps indicating the degree of secrecy and level of urgency; indications on the scope of circulation
Dấu “ĐẾN” “INCOMING” stamp
H
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. “File” means the collection of interrelated documents and materials on a specific issue, event or subject or on issues, events or subjects with common characteristics which are formed in the process of monitoring and settlement of work within the ambit of functions and tasks of an agency, organization or individual.  
“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). “Electronic document management system” means an information system which is built with the main function of computerizing the drafting and promulgation of documents, the management of documents, and the compilation of files and submission of files and materials to archives sections in the cyber environment (below referred to as System).
K
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Techniques for presentation of documents deal with paper size, type of presentation, edge setting, font, font size, font style, and positions for presenting components and page number of documents
Ký thừa ủy quyền To sign under authorization
Ký ban hành văn bản Signing documents for promulgation
L
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. “Compilation of files” means the collection and arrangement of documents and materials formed in the process of monitoring and settlement of work by an agency, organization or individual according to certain principles and methods.
M
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Indexes of files and materials submitted for archive
N
Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Submission of files and materials to archives sections of agencies and organizations for archive   
Người làm công tác văn thư Clerical staffs
Q
Quốc hiệu và Tiêu ngữ Official name and motto of the country
S
Sổ đăng ký văn bản Document registers
Sao văn bản Making copies of documents
Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Forms of making copies
1. Making true copies includes: making paper true copies from paper documents, making paper true copies from e-documents, and making electronic true copies from paper documents.
a/ The making of a paper true copy from a paper document shall be conducted by photocopying the primary source document or original paper document into paper.
b/ The making of a paper true copy from an e-document shall be conducted by printing the primary source e-document into paper.
c/ The making of an electronic true copy from a paper document shall be conducted by digitalizing the paper document and affixing the concerned agency’s or organization’s digital signature on it.
2. Making certified copies:
a/ Making certified copies includes making paper certified copies from paper documents, making electronic certified copies from paper documents, and making paper certified copies from e-documents.   
b/ The making of certified copies shall be conducted by printing out or photocopying true copies.
3. Making extracts
a/ Making extracts includes making paper extracts from paper documents, making electronic extracts from paper documents, making electronic extracts from e-documents, and making paper extracts from e-documents.        
b/ An extract shall be made by fully re-creating the format and contents of the to-be-extracted document.
T
Thể thức văn bản Format of documents
V
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. “Document” means written information communicated by means of language or sign, which is formed during operation of agencies and organizations and presented in a proper format and technique as prescribed
“Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. “Specialized document” means a document which is formed in the process of carrying out professional operations in a sector or field prescribed by the head of the relevant line agency.
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. “Administrative document” means a document which is formed in the process of direction, administration and settlement of work by an agency or organization.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “E-document” means a document in the form of data message which is created or digitalized from a paper document and presented in the proper format, technique and protocol as prescribed.
“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. “Outgoing documents” include all documents, regardless of their types, promulgated by an agency or organization.
“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. “Incoming documents” include all documents, regardless of their types, received by an agency or organization from other agencies and organizations and individuals.
Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn)  Incoming documents with the level of urgency of “Express”, “Very Urgent” or “Urgent” (urgent documents)
“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. “Clerical section” means a section which performs some clerical tasks of an agency or organization.
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Administrative documents include the following types: resolution (specific), decision (specific), directive, regulation, rule, communiqué, announcement, guideline, program, plan, option plan, scheme, project, report, minutes, statement, contract, official dispatch, official telegraph, memorandum of understanding, agreement, proxy, letter of invitation, letter of introduction, leave permit, dispatch slip, forward slip, notice, and official letter.
 
 

 

Send Us Your Comments:

See also:

Video

Vietnam Law & Legal Forum